جلسه‌ای با حضور نمایندگان انجمن‌های مشترک ورزشی دانشگاه و مسئولین محترم تربیت بدنی در تاریخ ۲۵ آبان ماه ۱۴۰۴ برگزار شد. هدف از این نشست، هماهنگی و برنامه‌ریزی دقیق برای برگزاری هرچه باشکوه‌تر جشنواره پاییزه بود. در این جلسه موضوعاتی همچون زمان‌بندی مسابقات، نحوه مشارکت انجمن‌ها، تأمین امکانات ورزشی و فرهنگی، و ایجاد فضایی پرنشاط و پویا برای دانشجویان مورد بررسی قرار گرفت.