گزارش عملکرد مدیریت برنامه، بودجه، تحول اداری و بهره وری در شش ماهه دوم سال ۱۴۰۴
مدیریت برنامه، بودجه، تحول اداری و بهره وری جزو ارکان تصمیم ساز و کلیدی دانشگاه به حساب می آید که از طریق تنظیم برنامه راهبردی و تخصیص بودجه متناسب به بخش های مختلف دانشگاه می تواند تاثیر چشمگیری بر ارتقا سازمان داشته باشد. این حوزه با رصد فرایندهای اجرایی دانشگاه و شناسایی نقاط گلوگاهی از طریق بازنگری تشکیلات دانشگاه و تحقق تحول اداری، می تواند در راستای بهبود بهره وری دانشگاه و مدیریت منابع انسانی و مالی اقدام نماید. با تغییر رویکرد مدیریتی این حوزه از ابتدای شهریور ۱۴۰۴، مدیریت جدید در راستای قانون برنامه هفتم توسعه کشور، اسناد بالادستی و اهداف تعریف شده دانشگاه اقدام به برنامه ریزی جدید و اجرای طرح های مختلف نموده است که به تفصیل و به تفکیک واحد های مختلف این حوزه ارائه می گردد. طبیعتا دست یابی به این برنامه ها بدون همکاری و همراهی درون سازمانی امکان پذیر نبوده است و از تک تک همراهان اجرای این برنامه در دانشگاه صمیمانه سپاسگزاریم.
الف. واحد برنامه ریزی و تحول اداری:
برنامه راهبردی در هر سازمان ترسیم کننده ریل حرکت آن سازمان در افق های چند ساله است. هشتمین برنامه راهبردی دانشگاه (۱۴۰۱-۱۴۰۵) که در سال ۱۴۰۱ تدوین و ابلاغ شده بود در حضور بخش های مختلف دانشگاه مورد بازنگری و بروز رسانی برش سال ۱۴۰۵ قرار گرفت. براساس گزارش های ارسالی حوزه ها از تحقق اهداف تعیین شده در سه سال اول برنامه و مدنظر قراردادن واقعیت های موجود کشور، اهداف و اعداد مصوب برای سال پنجم طی برگزاری سلسله جلساتی با تمامی معاونت ها، مدیریت ها و دانشکده ها اصلاح شد.
در همین راستا و به منظور تدوین برنامه راهبردی نهم دانشگاه (۱۴۰۶-۱۴۱۰) اعضای شورای راهبردی دانشگاه به منظور تعیین اهداف کلان دانشگاه تعیین و احکام عضویت در شورا توسط ریاست محترم دانشگاه به ایشان ابلاغ شد. تشکیل جلسات منظم شورای راهبردی به منظور تعیین و تصویب اهداف و اعداد طلایی برنامه راهبردی نهم در دستور کار قرار گرفت. شایان ذکر است که فراخوان طرح پژوهشی داخلی “تهیه و تدوین برنامه راهبردی نهم دانشگاه (۱۴۰۶-۱۴۱۰)“ از طریق دفتر ارتباط با جامعه و صنعت دانشگاه منتشر شد.
اجرای برنامه راهبردی به عنوان راهنمای توزیع مسئولیت ها و وظایف واحدهای سازمانی برعهده واحدهای مختلف دانشگاه است. با توجه به اخذ مصوبات از هیأت امناء در سال های گذشته در ارتباط با اصلاح نمودار سازمانی و ساختار تفصیلی دانشگاه، درخواست های رسیده از واحد های مختلف دانشگاه براساس فراخوان بازنگری در تشکیلات در قالب “کارگروه بازنگری تشکیلات تفصیلی دانشگاه“ مورد بررسی قرار گرفت. این کارگروه با تشکیل جلسات متعدد ضمن در نظر گرفتن وضع موجود هرحوزه از نظر تصدی پست های سازمانی و تناسب منابع انسانی با وظایف تعریف شده، محدودیت های قانونی و ظرفیت های موجود در راستای منافع سازمان و چابک سازی آن درخواست های رسیده را بررسی کرده و اصلاحات لازم را تصویب نمود. با اینحال و به منظور ساختاربندی علمی تشکیلات دانشگاه منطبق بر مسئولیت های هر حوزه، چابک سازی سازمانی و اجرای صحیح برنامه راهبردی فراخوان طرح پژوهشی ” بازنگری و اصلاح فرآیندهای دانشگاه همراه با کارسنجی” منتشر شد. در قالب این طرح میزان نفر ساعت لازم برای انجام کلیه ی فرایندهای جاری دانشگاه تعیین خواهد شد و مراحل غیرضرور هر فرایند اصلاح خواهد شد. تکمیل این طرح می تواند با بازنگری و اصلاح فرآیندهای اداری، مالی، آموزشی، پژوهشی، دانشجویی و فرهنگی دانشگاه بر تصمیم سازی های مدیران در تخصیص منابع انسانی و مالی تاثیرگذار باشد و بروکراسی های اداری را کاهش دهد که در نهایت تحقق اهداف را سرعت می بخشد.
ب. واحد بودجه:
تخصیص اعتبارات بودجه ای در سطح دانشگاه های کشور توسط وزارت علوم، تحقیقات و فناوری پیشنهاد و توسط سازمان برنامه و بودجه و مجلس شورای اسلامی تایید و نهایی می شود. سیاست وزارت عتف در سال ۱۴۰۵ اجرای بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد در دانشگاه ها بود که در نتیجه آن طبیعتا دانشگاه های دارای بروندادهای فرهنگی، آموزشی، پژوهشی و فناوری بهتر، ضریب بالاتری از بودجه را دریافت می کنند. علاوه بر این، ارتقا سطح اعتبارات نیازمند رایزنی های مکرر با نهادهای بالادستی و ارائه گزارش عملکرد است. مدیریت برنامه و بودجه با رصد سامانه های دانشگاه، پیگیری ثبت دقیق داده ها در سامانه های بالادستی، پیگیری های مکرر حضوری از وزارت عتف و سازمان برنامه بودجه موفق به افزایش ۱۰۰ درصدی بودجه عمرانی و افزایش ۳۱ درصدی بودجه جاری دانشگاه نسبت به سال ۱۴۰۴ شده است که بالاتر از میانگین افزایش اعتبارات جاری دانشگاه های کشور می باشد.
به منظور ایفای نقش فعال در شبکه دانشگاه های منطقه ۹ آموزش عالی (دانشگاه های استان های خراسان رضوی، خراسان شمالی، خراسان جنوبی، سمنان) و افزایش توان پیگیری مطالبات دانشگاه ها، مدیریت برنامه و بودجه دانشگاه حکیم سبزواری موفق به کسب رای دانشگاه های استان شده و به عنوان دبیر مدیران برنامه و بودجه منطقه ۹ آموزش عالی انتخاب گردید. در اولین گام و پس از انتخاب دانشگاه به عنوان دبیرخانه مدیران برنامه و بودجه منطقه ۹ وزارت عتف، اولین همایش مدیران منطقه ۹ در آبان ماه سال ۱۴۰۴ با حضور جناب آقای دکتر میرمحمدصالح راحمی-مدیر کل دفتر برنامه، بودجه و تشکیلات وزارت عتف- و کارشناسان آن دفتر در دانشگاه برگزار گردید.
با پیروی از سیاست وزارت عتف در تخصیص مبتنی بر عملکرد بودجه دانشگاه های کشور، در طی یک فرایند شش ماهه و با اختصاص یک تیم تمام وقت در همکاری با مدیریت مالی دانشگاه سیستم بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد در سامانه اتوماسیون اداری دانشگاه حکیم سبزواری پیاده سازی گردید و از اسفندماه ۱۴۰۴ مورد بهره برداری قرار گرفت. اجرای این طرح منجر به شفافیت و انضباط مالی در حوزه های مختلف دانشگاه می گردد.
بخشی از منابع مالی دانشگاه از مسیر درآمدهای اختصاصی حاصل می گردد. در همین راستا و به منظور افزایش درآمدهای اختصاصی و بهینه سازی تحصیص منابع مالی، “کارگروه بهره وری منابع مالی“ ایجاد و انتصاب اعضای آن به پیشنهاد این مدیریت و با ابلاغ رئیس محترم دانشگاه انجام شد.
تنظیم فرایندهای مرسوم بودجه ای و تبادل موافقت نامه های عمرانی و مالی با سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان و سازمان برنامه و بودجه کل کشور از جمله فعالیت های دیگر این واحد بوده است.
ج. واحد بهره وری:
در شرایط کنونی که با محدودیت منابع روبرو هستیم ارتقا بهره وری می تواند کاهش منابع را تا حد زیادی جبران کند و با مدیریت هدفمند منابع اهداف سازمان را محقق سازد. نظر به اهمیت این موضوع و تاکید بر افزایش بهره وری سازمان های دولتی در برنامه هفتم توسعه کشور، طرح استقرار نظام چرخه بهره وری دانشگاه در مدیریت برنامه، بودجه، تحول اداری و بهره وری طراحی و در قالب یک پروژه سه مرحله ای فازبندی شد که شمای کلی آن در شکل زیر نمایش داده شده است. اجرای این چرخه با تصویب و نظارت شورای بهره وری دانشگاه متشکل از هیات رئیسه محترم و مدیر برنامه و بودجه می باشد که “کارگروه بهره وری منابع انسانی” و “کارگروه بهره وری منابع مالی” بعنوان بازوی های مشورتی پیشنهادات خود را به تیم های اجرایی ارائه خواهند کرد.
به منظور اجرای این چرخه در گام نخست نیازمند دسترسی به داده های کمّی و قابل سنجش در واحدهای مختلف سازمان هستیم تا بتوانیم میزان تحقق اهداف را با توجه به منابع در دسترس هر واحد محاسبه کنیم. به همین خاطر در فاز اول طرح پژوهشی “تهیه و تدوین شاخص های ارزیابی عملکردی (KPI) واحدها و پست های سازمانی” ابلاغ و پس از تعیین مجری از ابتدای آبان ماه آغاز شد. در این طرح کلیه ی فعالیت های هر واحد سازمانی براساس شاخص های قابل اندازه گیری و سنجش ارزیابی می شود. پس از استخراج شاخص های عملکردی و در فاز دوم، این شاخص ها در قالب داشبورد مدیریتی مبتنی بر آمار تحلیلی ارائه خواهد شد که امکان تصمیم گیری و سیاست گذاری مبتنی بر واقعیت های جاری دانشگاه را برای مدیران تسهیل خواهد کرد. در فاز سوم عملکرد تمام واحد های دانشگاه براساس نرخ بهره وری محاسبه می شود و ضمن عارضه یابی مبنای تغییرات مورد نیاز در برنامه راهبردی، منابع انسانی و مالی، و بازنگری در تشکیلات آن واحد سازمانی خواهد بود. در همین راستا فراخوان پروژه “طراحی نظام جامع آماری دانشگاه و داشبورد مدیریتی مبتنی بر آمار تحلیلی” منتشر و پس از تعیین مجری انجام خواهد شد.
علاوه بر موارد فوق، واحد بهره وری اقدام به بازنگری و بروز رسانی شرح وظایف پست های سازمانی برابر مصوبه هیأت اجرایی منابع انسانی دانشگاه، تعیین حداقل شرایط مورد نیاز جهت ارتقاء و انتصاب به پست های مدیریتی براساس آیین نامه استخدامی اعضای غیرهیأت علمی کرده که شیوه نامه مذکور به تصویب هیأت اجرایی رسید. همچنین با عنایت به ابلاغ آیین نامه استخدامی جدید و دستورالعمل ها و مصوبات جدید سازمان مدیریت و برنامه ریزی و سازمان امور اداری و استخدامی کشور، آیین نامه آموزش ضمن خدمت کارکنان مورد بازنگری و بازنویسی قرار گرفته و جهت طرح و تصویب به هیأت اجرایی منابع انسانی ارسال شد.
د. واحد آمار:
در عصر حکمرانی داده استخراج، صحت سنجی و مستندسازی داده های آماری دانشگاه از ضروریات تصمیم گیری علمی و رصد وضعیت پیشرفت دانشگاه است. در واحد آمار مدیریت برنامه و بودجه کلیه ی اطلاعات آماری دانشگاه به طور مستمر بروزرسانی و در سامانه های بالادستی نظیر سامانه موسسه پژوهش و برنامه ریزی وزارت عتف ثبت می شود. این داده ها مبنای تخصیص بودجه دانشگاه نیز هستند. با توجه به اهمیت صحت داده ها و به منظور رفع مغایرت ها و نقایص موجود در سامانه سدف، پیشنهادات و راه کارهای لازم جهت اصلاح سامانه به معاونت آموزشی و مدیریت فناوری اطلاعات ارائه شد.
همچنین اطلاعات کلیه ی سامانه های بالادستی که دانشگاه در آن ثبت داده انجام می دهد استخراج و جلسه توجیهی با کاربران این سامانه ها برگزار گردید. این واحد اخرین داده های آماری دانشگاه را بصورت هر شش ماه یکبار در قالب گزارش آماری تهیه کرده است و جهت بهره برداری و یکنواختی آماری به هیات رئیسه و مدیران دانشگاه ارائه می دهد.
با راه اندازی سامانه جامع آماری دانشگاه تنها مرجع رسمی دانشگاه در ارائه آمار به داخل یا بیرون دانشگاه واحد آمار خواهد بود و صرفا اطلاعات منتشر شده توسط این واحد قابلیت استناد دارند.